Berliner Behörden schaffen papierlose Office-Lösung mit dem STU-500

Papierlose Beantragung von Personalausweisen in Berlin

Berlin nach New York. Das ist keine neue Flugverbindung. So lang ist, würde man die Blätter aneinanderlegen, die Strecke, die mit dem Papier abgedeckt werden kann, das das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten durch den Einsatz des Unterschriften-Pads STU-500 von Wacom in den nächsten 10 Jahren einspart. Manuela Sandhop, Projektleiterin im Landesamt und zuständig für die Einführung der neuen deutschen Personalausweise, erklärt den Hintergrund der Initiative für die papierlose Beantragung: “Die Einführung des neuen Personalausweises hat zu einem vermehrten Aufwand im Hinblick auf die Schreibarbeit und damit zu einem erhöhten Papieraufkommen geführt. Jeder Antrag umfasst drei oder vier Blätter, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Im Bundesland Berlin werden jedes Jahr zwischen 350.000 und 400.000 neue Personalausweise beantragt. Das würde bedeuten, dass ca. 16 Millionen Papierstücke verarbeitet und jeweils 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.”

Die digitale Archivierung löst mehrere Probleme mit einem Schlag

Da dadurch nicht nur der Papierverbrauch enorm ansteigen würde, sondern sich auch die Archivierung problematisch gestalten würde, hielt Manuela Sandhop nach einer Lösung Ausschau, mit der sich der gesamte Prozess so weit wie möglich digitalisieren ließ. Bei der Archivierung müssen alle Dokumente eingescannt werden, damit sie digital aufbewahrt werden können. Eine Vorhaltung der Papierexemplare würde viel Platz benötigen und zu hohen Kosten führen – nicht nur für den physischen Lagerort, sondern auch für die Umsetzung der strikten gesetzlichen Bestimmungen für die Aufbewahrung. Dagegen müssten bei digitalen Anträgen keine Dokumente eingescannt werden. Es würde weniger Aufbewahrungsplatz benötigt. Und die Dokumente könnten bei Rückfragen viel schneller wieder aufgefunden werden.

Erfolgreiche Zulassung und Tests

Zunächst musste untersucht werden, ob die Pads für den Prozess der Beantragung der neuen deutschen Personalausweise verwendet werden können. Diese Aufgabe übernahm die Bundesdruckerei, die das LCD-Unterschriften-Pad STU-500 evaluiert und die Zulassung für die Verwendung des Pads für den Antragsprozess erteilt hat. Die ersten Tests wurden im Landesamt durchgeführt, um die Integration des STU-500 in bestehende Software zu prüfen und eine reibungslose Einführung des Pads zu gewährleisten. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Tests wurden alle Meldeämter mit der neuen Technik ausgestattet. Und heute sind 650 STU-500-Pads im Einsatz. Die Berliner, die einen neuen Personalausweis beantragen, können ihre Unterschrift elektronisch leisten. Alle dabei anfallenden Dokumente sind digital verfügbar. Die Anträge werden auf einem Monitor ausgefüllt, auf dem der Antragsteller den gesamten Vorgang nachverfolgen kann. “Die Akzeptanz der LCD-Unterschriften-Pads STU-500 unter den Bürgern ist hoch. Nur wenige bestehen weiterhin darauf, ihre Antragsdokumente in Papierform zu erhalten. Für Manuela Sandhop ist es auch wichtig, dass die Pads robust genug sind, um den tagtäglichen Dauereinsatz zu überstehen. Der verwendete Stift und die Oberfläche des Pads haben die Projektleiterin beeindruckt und sie überzeugt, dass das Pad die richtige Entscheidung war. Das Unterschriftenfeld des STU-500 ist auch für lange Unterschriften groß genug. Das Pad selbst ist flach und robust und funktioniert auch bei intensiver Nutzung tadellos. Nach der Implementierung der Abläufe für die neuen Personalausweise denkt Manuela Sandhop bereits über weitere mögliche Einsatzbereiche nach: “Der Wunsch, eine komplett papierlose Verwaltung zu realisieren, wird immer größer. Wir sollten daher auch über andere Bereiche nachdenken, in denen wir die Unterschriften-Pads von Wacom einsetzen können, um Papier zu sparen. Wer weiß, vielleicht kann eines Tages das Papier, das wir einsparen, sogar um die ganze Welt reichen.”

Den vollständigen Bericht können Sie hier herunterladen.
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