eSignature auf dem Wacom PL-1600 beim Einwohnermeldeamt Erding

Effiziente Arbeitsprozesse beim Einwohnermeldeamt Erding dank dem interaktiven Stift-Display PL-1600 von Wacom

Der Kundesignature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

Das Einwohnermeldeamt Erding ist für die Passangelegenheiten der Kreisstadt rund 40 km nordöstlich von München zuständig. Bei rund 36.000 Einwohnern entschied sich das Einwohnermeldeamt für eine Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

Der Hintergrund

Neun Mitarbeiter bearbeiten täglich rund 50 Kunden, dabei fallen pro Kunde je nach Fall bis zu vier DIN A4 Seiten Papier an. Für die Beantragung von Reisepass, Personalausweis und weiterer meldepflichtiger Papiere müssen verschiedene Dokumente unterschrieben werden. Neben dem Antragsformular sind das die Staatsangehörigkeitserklärung und die Belehrung über die Speicherung der Fingerabdrücke. In der Vergangenheit wurde dafür das entsprechende Formular ausgedruckt, dem Kunden vorgelegt und nach der Unterschrift des Kunden vom Mitarbeiter eingescannt. Die digitale Version wurde im System hinterlegt, die Papiervariante entsorgt. Um der Papierverschwendung Einhalt zu gebieten, suchte das Einwohnermeldeamt nach einer Alternative. Denn neben dem enormen Papieraufkommen kosteten die einzelnen Schritte viel Zeit und damit auch Geld.Wacom-at-Erding-Registry-Office

Die Lösung

Auf der Hausmesse der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) wurden die zuständigen Mitarbeiter des Einwohnermeldeamtes auf die Signaturlösung von Wacom aufmerksam. Die Implementierung in das bestehende System lief über das Systemhaus LivingData, eine 100%-ige Tochter der AKDB. LivingData bietet neben der entsprechenden Software-Lösung der AKDB für die öffentliche Verwaltung auch die passenden Produkte von Wacom an. Wichtig war dem Einwohnermeldeamt, die Anzeige des zu unterschreibenden Dokuments. Nach einer ausgiebigen Testphase, in der ein Gerät vor Ort installiert wurde, entschied sich das Einwohnermeldeamt für die Implementierung der interaktiven Stift-Displays PL-1600.

Die Vorteile

Das Einwohnermeldeamt Erding entschied sich bewusst für ein im Tisch integriertes Produkt: Mit dieser Lösung lassen sich die Datenschutzbestimmungen einhalten, denn so ist es nicht möglich, dass fremde Personen, die zufällig hinter der unterschreibenden Person stehen, die persönlichen Daten einsehen können. Zusammen mit dem großen Display, welches das zu unterschreibende Dokument anzeigt, erhält der Kunde das Gefühl, direkt auf Papier zu unterschreiben. Die digitale Beantragung spart das Scannen, verbraucht wenig Platz und sichert das schnelle Auffinden von Dokumenten bei Rückfragen. Durch den vereinfachten Arbeitsprozess haben die Sachbearbeiter mehr Zeit für die Kunden und können so die Wartezeit deutlich verkürzen.
Aber auch für Senioren oder Personen mit eingeschränkter Sehfähigkeit bietet das PL-1600 einen Vorteil: Dokumente lassen sich beliebig vergrößern, so dass alle Passagen genau gelesen werden können.
Alexander Renauer, IT-Sachgebietsleiter: “Neben der Zeitersparnis war für uns auch der ökologische Aspekt von Bedeutung: Durch den Einsatz der interaktiven Stift-Displays sparen wir im Jahr rund 224 Kilogramm an Papier und damit Platz und Geld. Durch die Implementierung der PL-Geräte ist unser Arbeitsablauf effizienter geworden.

Bei Interesse können Sie den Anwenderbericht hier herunterladen.
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