Estudio de caso: 4 años de firmas sin papel en la CECA: resumen

Recopilación de experiencia a largo plazo en el uso de las tabletas para firma de Wacom

Hace cuatro años, los clientes de los bancos y cajas de ahorros de España se veían obligados a repetir su firma en cientos de documentos diferentes. Cualquier transacción, por pequeña que fuese, conllevaba un sinfín de firmas. De forma similar, todos esos documentos generaban unos elevados gastos directos por el papel, la impresión y el archivado, además de gastos indirectos derivados de los procesos administrativos asociados a cada documento. Por eso la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) decidió llevar a la práctica un proyecto de sistema de firma digitalizada (DSS, del inglés Digitalized Signature System) en las cajas de ahorros españolas.
Cuando la CECA puso en macha este proyecto, tenía tres objetivos muy claros en mente: en primer lugar, ahorrar costes directos relacionados con la documentación generada en las transacciones bancarias. En segundo lugar, convertir la firma digitalizada en práctica estándar dentro de la banca y en otros sectores. Y, en tercer lugar, conseguir una mayor comodidad para el personal y su clientela.

Veamos ahora el éxito alcanzado

Tras la instalación de las tabletas para firma en 2009 en las primeras sucursales, estas se han integrado en el sector bancario español tanto como la paella o el flamenco en la tradición cultural del país. En la actualidad, se han instalado casi 29 000 tabletas para firma de Wacom en más de 18 000 sucursales distribuidas por todo el país.
Con la implantación de las tabletas para firma, una caja de ahorros de tamaño medio (+1200 sucursales) puede ahorrar más de 110 millones de hojas de papel cada año, lo que supone un ahorro de gastos directos de más de 1,4 millones de euros anuales gracias a la eliminación del papel y el ahorro en impresoras y tinta. El ahorro de gastos indirectos en todavía mayor: equivale a casi 1,95 millones de euros gracias a la mayor eficiencia de los procesos. En total, una caja de ahorros de tamaño medio puede ahorrar unos 6,27 euros por documento, lo que supone una media de 3,4 millones de euros por año y banco.

En qué consiste la solución

Los bancos españoles están equipados con las tabletas para firma STU-500 y STU-520. En torno a un 95 % de todos los documentos empleados en las operaciones cotidianas de los bancos se firman en la actualidad en tabletas para firma. Algunas sucursales tienen límites para la solicitud de créditos: si el riesgo de la transacción (importe, garantía…) es superior a ese límite, se necesita una firma en papel convencional.
La solución de la CECA no solo ofrece la captura de la imagen de la firma, sino que también captura los datos biométricos como la presión y la velocidad. La tableta registra la presión, la velocidad y la aceleración del lápiz durante el proceso para generar un perfil individual de cada persona con vistas a verificar y autenticar la firma. Con esos datos biométricos, la firma electrónica resulta aún más segura: en caso de fraude, una persona autorizada puede solicitar los datos biométricos para que los compare un experto en grafología.
Durante los últimos cuatro años, la CECA se ha tenido que enfrentar a 38 incidentes legales: gracias a los datos biométricos, 37 de los casos se resolvieron fuera de los tribunales al demostrarse que las firmas correspondían a una persona autorizada. En todo estos años, la CECA solo ha tenido que hacer frente a un verdadero caso de fraude: gracias a la validación biométrica, la CECA pudo demostrar el caso y ayudar a la víctima.

Tabletas robustas para uso cotidiano

“Hace unos años, nos enfrentábamos a una verdadera ‘montaña’ de papeles. Para reducir los documentos impresos y simplificar nuestros procesos, decidimos implantar las tabletas para firma de Wacom, y fue la mejor decisión que hayamos tomado nunca: desde que capturamos la primera firma en 2009, se han firmado más de 300 millones de documentos a través de las tabletas para firma y estas están casi como nuevas”, afirma Santiago Uriel, vicesecretario de tecnología de la CECA. “En todos estos años, hemos tenido que presentar menos de 30 quejas, ¡lo que supone una tasa de fallos inferior al 0,1 %! La alta calidad de los productos es uno de los principales motivos del gran éxito de nuestro proyecto”.

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