eSignature con la PL-1600 de Wacom en la oficina del registro de Erding, Alemania

Flujos de trabajo eficientes en el registro de Erding gracias al monitor interactivo para lápiz PL-1600 de Wacom

El usuariosignature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

El registro de Erding se ocupa de gestionar los pasaportes en Erding, una ciudad a unos 40 km al noreste de Múnich. Puesto que cuenta con una población aproximada de 36 000 habitantes, decidieron digitalizar sus flujos de trabajo.

Los antecedentes

Nueve empleados atienden a unos 50 ciudadanos al día y, en función del caso, consumen hasta 4 hojas de papel DIN A4 con cada uno. Solicitar un pasaporte, tarjeta de identidad y otros documentos en el registro implica varias firmas. A esto hay que sumar el formulario de solicitud, la declaración de nacionalidad y un documento informativo relativo al almacenamiento de las huellas digitales. En el pasado, esto implicaba imprimir el formulario en cuestión, presentárselo al ciudadano, hacer que este lo firmara y, por último, escanear el documento firmado. La versión digital se archivaba en el sistema, y la copia física se destruía. Para acabar con este desperdicio de papel, el registro comenzó a buscar una alternativa. El motivo era que, además de consumir grandes cantidades de papel, los distintos pasos del proceso llevaban mucho tiempo y, por tanto, resultaban costosos.Wacom-at-Erding-Registry-Office

La solución

Los empleados del registro conocieron la solución de firma de Wacom en una feria interna organizada por el Instituto de la Autoridad Local de Procesamiento de Datos de Bavaria (AKDB). La solución fue implantada en el sistema ya existente por la empresa de sistemas de IT LivingData, una filial participada al 100 % por el AKDB. Además de ofrecer la solución de software, LivingData suministra al AKDB productos Wacom adecuados para las aplicaciones en los organismos públicos. Un requisito clave del registro era la visualización del documento que se iba a firmar. Tras una prolongada fase de pruebas, durante la cual se instaló un dispositivo in situ, el registro decidió implantar los monitores interactivos para lápiz PL-1600.

Ventajas

El registro de Erding eligió conscientemente un producto integrado en el escritorio: esta solución cumple los requisitos aplicables en materia de privacidad de la información, ya que no es posible que terceros no autorizados se coloquen detrás de las personas que están firmando los documentos y vean sus datos personales. Esto, junto con la pantalla grande que muestra el documento que se va a firmar, hace que los ciudadanos sientan que están firmando directamente en el papel. La solicitud digital elimina el escaneado, ocupa poco espacio y permite encontrar el documento rápidamente en caso de realizarse consultas posteriores. El proceso de trabajo simplificado permite que el personal disponga de más tiempo para atender a los ciudadanos y, por tanto, reduce considerablemente las esperas.
El PL-1600 presenta otra ventaja para los ciudadanos de más edad o las personas con una discapacidad visual: es posible ampliar los documentos a cualquier tamaño que necesiten para leer los detalles.
Alexander Renauer, responsable de IT: “Además de ahorrar tiempo, el aspecto respetuoso con el medio ambiente también era importante para nosotros: gracias al uso de los monitores interactivos para lápiz, ahorramos unos 224 kilos de papel al año, por no hablar del espacio y el dinero. Nuestro flujo de trabajo es ahora más eficiente desde la implantación de los dispositivos PL.

Si está interesado, puede descargar el estudio de caso aquí.
Atrás