Las autoridades de Berlín crean una solución de oficina sin papel con la STU-500

Solicitud de pasaporte sin papel en Berlín

De Berlín a Nueva York. No nos referimos a una nueva ruta aérea. En realidad, se trata de la distancia que podría cubrirse con todas las hojas de papel ahorradas a lo largo de los próximos 10 años por la Autoridad Estatal de Berlín para los Ciudadanos y Asuntos Normativos (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) gracias al uso de las tabletas para firma STU-500 de Wacom. Manuela Sandhop, directora de proyecto en este organismo para la introducción de la nueva tarjeta de identidad alemana, explica así los antecedentes de la iniciativa sin papel: “La introducción de la nueva tarjeta de identidad ha supuesto un considerable incremento de la cantidad de documentos que debemos tramitar. Cada solicitud implica entre tres y cuatro hojas de papel, y es preciso almacenarlas durante 10 años. En el estado de Berlín, cada año se solicitan entre 350 000 y 400 000 nuevas tarjetas de identidad. Esto daría lugar a unos 16 millones de páginas gestionadas y almacenadas cada 10 años”.

El archivado digital soluciona varios problemas al mismo tiempo

Puesto que el proceso no solo generaba un aumento en el consumo de papel, sino que también planteaba problemas con respecto al archivado, Manuela Sandhop empezó a buscar una solución que hiciera que el proceso resultara lo más digital posible. Con el archivado de papel, hubiera sido preciso escanear todos los documentos para poder almacenarlos digitalmente. La conservación de las copias en papel también hubiera precisado mucho espacio y hubiera aumentado los costes, no solo en términos de instalaciones físicas, sino también de implantación de medidas que garantizaran el cumplimiento de las estrictas normativas legales relativas a la conservación. Por el contrario, el uso de aplicaciones digitales evita la necesidad de escanear, consume menos espacio y garantiza una rápida recuperación de los documentos en caso de tener que consultarlos.

Éxito en la certificación y las pruebas

Primero fue preciso determinar si las tabletas podían utilizarse o no en el proceso de solicitud de las nuevas tarjetas de identidad alemanas. Este problema fue resuelto por la Oficina Federal de Impresión (Bundesdruckerei), quien determinó que la tableta LCD para firma STU-500 y la certificación emitida permitían el uso de estas en el proceso. Primero se llevaron a cabo pruebas dentro de la autoridad estatal para comprobar la integración de las STU-500 con el software existente y garantizar la introducción sin problemas de las tabletas. Una vez superadas las pruebas, todas las oficinas de atención al ciudadano de Berlín se equiparon con las 650 tabletas STU-500 que están en uso actualmente. Los habitantes de Berlín que solicitan una nueva tarjeta de identidad personal pueden firmar electrónicamente y todos los documentos están disponibles de forma digital. Se cumplimentan en un monitor que permite al solicitante seguir todo el proceso. “La tasa de aceptación de las tabletas LCD para firma STU-500 entre los ciudadanos es elevada. Son pocos los que insisten en recibir copias en papel de sus documentos de solicitud”. Para Manuela Sandhop, también es importante que las tabletas sean lo suficientemente robustas como para resistir su uso continuado en el día a día. El lápiz y la superficie de la tableta dejaron muy impresionada a la responsable del proyecto y la convencieron de que eran la opción más adecuada. El campo reservado a la firma en la STU-500 es también lo suficientemente grande como para admitir firmas largas. La propia tableta es plana y robusta y funciona sin problemas incluso cuando se usa de forma intensiva. Tras la implantación de los procedimientos para gestionar las nuevas tarjetas de identidad, Manuela Sandhop ya está pensando en otras posibles áreas de aplicación: “La tendencia a poner en práctica una administración sin papel está al alza. Por tanto, debemos pensar en otras áreas en las que podríamos utilizar las tabletas para firma de Wacom para ahorrar papel. ¿Quién sabe? La cantidad de papel ahorrado podría ser suficiente para dar la vuelta al mundo”.

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