eSignature sur Wacom PL-1600 au bureau d’immatriculation d’Erding en Allemagne

Flux de travail efficace au bureau d’immatriculation d’Erding grâce á l’écran interactif à stylet PL-1600 de Wacom

L’utilisateursignature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

Le bureau d’immatriculation d’Erding est responsable du traitement des passeports à Erding, chef-lieu situé à environ 40 km au nord-est de Munich. Administrant une population d’environ 36 000 habitants, le bureau d’immatriculation a décidé de numériser ses flux de travail.

Le contexte

Neuf collaborateurs traitent quelques 50 clients par jour, et, selon les cas, utilisent plus de quatre feuilles de papier A4 par client. Les demandes de passeports, cartes d’identité et autres papiers à enregistrer impliquent la signature de divers documents. Outre le formulaire de demande, il faut également signer la déclaration de nationalité et un document consultatif sur le stockage des empreintes digitales. Par le passé, ces procédures impliquaient de nombreuses tâches : il fallait imprimer le formulaire correspondant, présenter celui-ci au client qui devait alors le signer et il fallait enfin numériser le document signé. Tandis que la version numérique était archivée dans le système, la copie papier était détruite. Afin de réduire le gaspillage de papier, le bureau d’immatriculation a commencé à chercher une solution alternative. Outre le volume de papier important, les différentes étapes du processus étaient chronophages et donc coûteuses.Wacom-at-Erding-Registry-Office

La solution

Les membres du personnel du bureau d’immatriculation ont pris connaissance de la solution de signature Wacom lors de l’exposition interne organisée par l’Institut de traitement des données communales de Bavière (AKDB). La solution a été intégrée dans le système existant par l’entreprise de systèmes informatiques et de logiciels LivingData, une filiale détenue à 100 % par AKDB. Outre la distribution de la solution logicielle, LivingData fournit à l’AKDB des produits Wacom adaptés aux applications utilisées dans l’administration publique. L’une des conditions essentielles émises par le bureau d’immatriculation concernait l’affichage du document à signer. Après une phase de test approfondie durant laquelle un dispositif a été installé sur le site, le bureau d’immatriculation a décidé d’implémenter les écrans interactifs à stylet PL-1600.

Les avantages

Le bureau d’immatriculation d’Erding a volontairement opté pour un produit intégré au bureau : cette solution répond aux exigences en vigueur en termes de protection des données car, en effet, il n’est pas possible pour des tiers non autorisés de se tenir derrière les signataires pendant que ceux-ci apposent leur signature et de voir leurs données personnelles. Cette solution, ainsi que la grande surface de l’écran affichant le document à signer, donne aux clients l’impression de signer directement sur du papier. L’application numérique enregistre le document scanné, utilise peu d’espace et permet de retrouver le document rapidement en cas de demande ultérieure. Ce processus simplifié permet au personnel de consacrer davantage de temps aux clients, ce qui réduit considérablement les temps d’attente.
Le PL-1600 offre un avantage supplémentaire aux personnes âgées ou ayant une déficience visuelle : il est possible d’agrandir les documents à la taille souhaitée pour lire tous les détails.
Alexander Renauer, directeur des technologies de l’information : « Outre le gain de temps, l’aspect écologique était également très important pour nous : l’utilisation des écrans interactifs à stylet nous permet d’économiser environ 224 kg de papier par an, sans parler de l’espace ni du facteur coût. Notre flux de travail a gagné en efficacité depuis l’implémentation des dispositifs PL.

Pour de plus amples informations, veuillez télécharger l’étude de cas ici.
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