Étude de cas : CECA, 4 ans de signatures sans papier, résumé

Longue expérience d’utilisation des tablettes de signature Wacom

Il y a quatre ans, les clients des banques et caisses d’épargne espagnoles devaient reproduire leurs signatures sur des centaines de documents différents. Toutes les transactions, aussi petites fussent elles, impliquaient la signature d’un nombre infini de documents. De même, chaque document occasionnait des coûts directs élevés générés par le papier, l’impression et l’archivage ainsi que des coûts indirects tout aussi élevés, générés par les processus exigeant l’intervention des services d’appui. C’est pourquoi la confédération des caisses d’épargne espagnoles (CECA) a décidé de mettre en place un projet instaurant un système de signature numérisée dans les caisses d’épargne espagnoles.
Lors du lancement du projet, la CECA avait trois objectifs clairs à l’esprit : premièrement, il fallait économiser les coûts directs associés aux documents que généraient les transactions bancaires ; deuxièmement, il fallait convertir la signature numérisée en pratique standard dans le secteur bancaire ainsi que dans d’autres secteurs ; et enfin, il fallait améliorer le côté pratique pour les collaborateurs comme pour les clients.

Analysons le succès rencontré par ce projet

Après l’installation des tablettes de signature dans les premières filiales en 2009, les tablettes de signature font désormais partie du paysage bancaire espagnol tout comme la paëlla et le flamenco font partie de l’héritage culturel de l’Espagne. À ce jour, ce sont près de 29 000 tablettes de signature Wacom qui ont été installées dans plus de 18 000 filiales réparties dans tout le pays.
Grâce à l’intégration des tablettes de signature, une caisse d’épargne de taille moyenne (+1200 filiales) peut économiser plus de 110 millions de feuilles de papier par an, soit une économie directe de plus de 1,4 million d’euros par an résultant de la suppression de papier et d’une utilisation moindre d’imprimantes et d’encre. Les économies indirectes sont même supérieures : les économies représentées par des processus plus efficaces atteignent près de 1,95 million d’euros. Au total, une caisse d’épargne de taille moyenne peut économiser environ 6,27 € par document, soit une moyenne de 3,4 millions d’euros par an et par banque.

Quelle est la solution appliquée ?

Les banques espagnoles sont équipées des tablettes de signature STU-500 et STU-520. Environ 95 % de tous les documents utilisés dans le cadre des tâches quotidiennes des caisses d’épargne sont désormais signés sur les tablettes de signature. Certains filiales appliquent des limites pour les demandes de prêt : si le risque impliqué par la transaction (montant, couverture…) est supérieur à cette limite, une signature classique sur papier est exigée.
La solution de signature de la CECA permet non seulement de capturer l’image de la signature, mais aussi les données biométriques, telles que la pression de la signature et la vitesse. La tablette enregistre la pression, la vitesse et l’accélération du stylet pendant l’apposition de la signature, et ce afin de générer le profil individuel de chaque signataire, ce qui permet de vérifier et d’authentifier la signature. Ces données biométriques rendent le processus de signature électronique plus sûr : en cas de fraude, une personne autorisée peut réclamer les données biométriques ; les signatures seront alors comparées par un graphologue.
Au cours des quatre dernières années, la CECA a dû faire face à 38 incidents juridiques : 37 de ces cas ont été résolus de manière extrajudiciaire, les données biométriques ayant prouvé que les signatures provenaient de la personne autorisée. Pendant toutes ces années, la CECA n’a donc eu affaire qu’à un seul cas de falsification : La validation biométrique a ainsi permis à la CECA de prouver la falsification et de soutenir la victime.

Des tablettes robustes adaptées à l’usage quotidien

« Il y a quelques années, nous avions une véritable « montagne » de paperasse. Afin de réduire les documents imprimés et de simplifier nos processus, nous avons décidé d’implémenter les tablettes de signature de Wacom, ce qui s’est révélé être la meilleure décision que nous ayons prise : depuis la capture de la première signature en 2009, ce sont plus de 300 millions de documents qui ont été signés par le biais des tablettes de signature qui paraissent presque toujours aussi neuves », explique Santiago Uriel, secrétaire adjoint à la technologie des CECA. « Pendant toutes ces années, nous n’avons émis que 30 réclamations, soit un taux de défaillance inférieur à 0,1 % ! La qualité élevée des produits est l’une des principales raisons expliquant le grand succès de notre projet. »

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