Les autorités de Berlin créent une solution bureautique sans papier avec la STU-500

Demande de passeport sans papier à Berlin

Berlin-New York. Non, il ne s’agit pas d’un nouvel itinéraire de vol, mais plutôt de la distance qui pourrait être parcourue si toutes les feuilles de papier qui seront économisées au cours des dix prochaines années par l’administration régionale des services aux citoyens et des affaires réglementaires de Berlin (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) du fait de l’utilisation de la tablette de signature STU-500 de Wacom, étaient disposées les unes à la suite des autres. Manuela Sandhop, cheffe de projet de cette administration pour l’introduction de la nouvelle carte d’identité allemande, explique le contexte de cette initiative sans papier : « L’introduction de la nouvelle carte d’identité a conduit à une augmentation considérable du volume de papier à traiter. Chaque demande implique trois ou quatre feuilles de papier qui devront être stockées pendant 10 ans. Chaque année, ce sont entre 350 000 et 400 000 demandes de nouvelles cartes d’identité qui sont émises dans le Land de Berlin, ce qui représenterait environ 16 millions de feuilles de papier à traiter et à stocker sur une période de 10 ans. »

L’archivage numérique résout plusieurs problèmes à la fois

Parce que l’augmentation considérable de la consommation de papier engendrerait également des problèmes d’archivage, Manuela Sandhop a commencé à chercher une solution permettant de parvenir à un processus le plus numérique possible. Avec l’archivage papier, il aurait fallu numériser toutes les feuilles afin de pouvoir stocker les documents sur support numérique. La conservation des copies papier aurait également nécessité beaucoup d’espace et occasionné des coûts supplémentaires, non seulement en termes de stockage physique, mais aussi en termes de mise en œuvre de mesures conformes aux exigences strictes en vigueur en matière de conservation. Au contraire, l’utilisation d’applications numériques élimine la nécessité de numériser les documents, requiert peu d’espace et permet de retrouver les documents rapidement en cas de recherches.

Certification et essais réussis

Il a d’abord fallu vérifier si les tablettes pouvaient être utilisées dans le cadre de la procédure de demande des nouvelles cartes d’identité allemandes. Cette question a été résolue par l’imprimerie fédérale allemande (Bundesdruckerei) qui a évalué la tablette de signature LCD STU-500 et octroyé une certification permettant d’utiliser la tablette pour ce processus. L’administration régionale a d’abord procédé à des essais destinés à vérifier l’intégration de la STU-500 avec le logiciel existant et à assurer une introduction parfaite de la tablette. Suite à l’exécution réussie de ces essais, tous les bureaux de services aux citoyens de Berlin ont été équipés en conséquence, et ce sont désormais 650 tablettes STU-500 qui sont utilisées. Les habitants de Berlin qui demandent une nouvelle carte d’identité peuvent apposer leur signature électroniquement, et tous les documents sont disponibles en format numérique. Ces documents sont complétés sur écran, ce qui permet à la personne qui effectue la demande de suivre l’intégralité du processus. « Le taux d’acceptation de la tablette de signature LCD STU-500 par les citoyens est très élevé. Seules quelques personnes insistent pour recevoir des copies papier de leur demande. Selon Manuela Sandhop, il est également important que les tablettes soient suffisamment robustes pour résister à un usage quotidien permanent. Le stylet et la surface de la tablette ont achevé de convaincre la cheffe de projet, persuadée que la tablette constituait un excellent choix. Le champ de signature de la STU-500 offre suffisamment de place pour les longues signatures. La tablette, plate et robuste, fonctionne parfaitement, même en cas d’usage intensif. Au vu de l’intégration réussie des procédures de traitement numérique de la nouvelle carte d’identité, Manuela Sandhop envisage déjà d’appliquer ce système à d’autres secteurs : « La tendance à l’intégration de processus administratifs sans papier est en constante augmentation. C’est pourquoi nous devrions nous interroger sur les secteurs dans lesquels il serait possible d’intégrer les tablettes de signature Wacom afin de réaliser des économies de papier. Et qui sait, les feuilles de papier économisées permettraient peut-être de faire le tour de la planète si elles étaient disposées les unes à la suite des autres. »

L’histoire complète est à télécharger ici.
Retour