La firma elettronica su Wacom PL-1600 nell’Ufficio Anagrafe di Erding, Germania

Un efficiente flusso di lavoro all’Ufficio anagrafe di Erding grazie al display interattivo con penna PL-1600 di Wacom

L’utente signature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

L’Ufficio anagrafe di Erding è preposto alla gestione di tutto ciò che concerne i passaporti nella città di Erding, situata a circa 40 km a nord-est di Monaco di Baviera. Considerando la popolazione di circa 36.000 abitanti, l’ufficio anagrafe ha deciso di digitalizzare i propri flussi di lavoro.

Il contesto

Nove impiegati trattano circa 50 utenti al giorno e, a seconda del caso, utilizzano fino a quattro fogli di carta DIN A4 per cliente. La presentazione della richiesta per un passaporto, carta di identità o altri documenti soggetti a registrazione, implica la firma di diversi documenti: oltre al modulo di richiesta, devono essere gestiti il certificato di cittadinanza e un documento informativo sull’archiviazione delle impronte digitali. In passato ciò richiedeva la stampa del rispettivo modulo, la presentazione all’utente, la firma del documento da parte dell’utente e, infine, la scansione del documento firmato. La versione digitale veniva archiviata nel sistema, mentre la versione cartacea veniva distrutta. Per contenere lo spreco di carta, l’ufficio del registro ha iniziato a cercare un’alternativa, perché oltre a utilizzare grandi quantità di carta, le diverse fasi del processo erano dispendiose in termini di tempo e di denaro.Wacom-at-Erding-Registry-Office

La soluzione

Alcuni membri del personale dell’ufficio anagrafe avevano avuto modo di conoscere la soluzione di firma Wacom in occasione di una fiera interna, organizzata dall’Istituto bavarese per l’elaborazione dati delle autorità locali (AKDB). La soluzione era stata implementata, nei sistemi esistenti, da LivingData, una società operante nel settore dei sistemi IT interamente controllata da AKDB. Oltre a realizzare la soluzione software, LivingData fornisce ad AKDB i prodotti Wacom adeguati per le applicazioni nella pubblica amministrazione. Un requisito fondamentale dell’ufficio anagrafe era la visualizzazione del documento da firmare. Dopo una rigorosa fase di test, durante la quale un dispositivo è stato installato in loco, l’ufficio anagrafe ha deciso di implementare i display con penna interattivi PL-1600.

I vantaggi

L’Ufficio anagrafe di Erding ha scelto intenzionalmente un prodotto integrato nella scrivania: questa soluzione soddisfa i requisiti di riservatezza dei dati applicabili, in quanto è impossibile, per
terzi non autorizzati, sostare dietro alle persone, mentre queste firmano elettronicamente i documenti, e vedere i loro dati personali. Questo prodotto, con il grande display che mostra il documento da firmare, fa sentire gli utenti come se stessero firmando direttamente su carta. La procedura di richiesta digitale evita la scansione del documento, utilizza poco spazio e consente di rintracciare velocemente la documentazione per successive esigenze. Il processo di lavoro semplificato offre al personale più tempo da dedicare agli utenti riducendo considerevolmente i tempi di attesa.
Il PL-1600 presenta inoltre un vantaggio per i cittadini anziani e portatori di disabilità visive: i documenti possono essere ingranditi a qualsiasi dimensione consenta loro di visualizzare tutti i dettagli.
Alexander Renauer, Responsabile IT afferma: “Oltre a risparmiare tempo, anche l’aspetto eco-compatibile era importante per noi: utilizzando i display con penna interattivi, risparmiamo circa 224 chilogrammi di carta l’anno, oltre a spazio e denaro. Il nostro flusso di lavoro è diventato più efficiente implementando i dispositivi PL”.

Se siete interessati, potete scaricare qui il caso di studio.
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