Le autorità di Berlino creano una soluzione per l’ufficio senza carta con STU-500

Applicazioni senza carta per i passaporti a Berlino

Da Berlino a New York. Non si tratta di una nuova rotta aerea. Corrisponde di fatto alla distanza coperta se si potessero disporre uno dopo l’altro tutti i fogli di carta risparmiati durante i prossimi 10 anni dalla Agenzia di Stato per gli Affari Civili e Normativi di Berlino (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten), grazie all’uso del sign pad STU-500 di Wacom. Manuela Sandhop, project manager presso l’autorità preposta all’introduzione della nuova carta d’identità tedesca, spiega il contesto in cui è stata intrapresa l’iniziativa senza carta: “L’introduzione della nuova carta d’identità ha comportato un significativo aumento del lavoro da gestire su carta. Ogni richiesta richiede tre o quattro fogli di carta, che devono rimanere archiviati per 10 anni. Nella regione di Berlino, ogni anno vengono presentate tra 350.000 e 400.000 richieste di nuove carte d’identità. Ciò si traduce in circa 16 milioni di fogli di carta da gestire e archiviare per ogni singolo periodo di 10 anni.”

L’archiviazione digitale evita numerosi problemi con un’unica soluzione

In questo modo non solo aumenta il consumo di carta, ma ne derivano problematiche correlate all’archiviazione. Per questi motivi Manuela Sandhop ha iniziato a cercare una soluzione che rendesse il processo quanto più digitale possibile. Con l’archiviazione della carta, tutti i fogli devono essere scansionati per consentire l’archiviazione dei documenti in formato elettronico. La conservazione delle copie cartacee richiederebbe inoltre una grande quantità di spazio, con un conseguente aumento dei costi – non soltanto per le strutture fisiche ma anche per realizzare le misure atte ad assicurare la conformità con le rigorose normative legali riguardanti la conservazione. Al contrario, l’utilizzo di procedure digitali per la richiesta evita il problema della scansione, impiega meno spazio ed assicura che i documenti possano essere individuati rapidamente per qualsiasi esigenza.

Certificazione e test riusciti con successo

Per prima cosa, era necessario verificare se i pad fossero adeguati per l’uso nel processo di richiesta delle nuove carte d’identità tedesche. La questione è stata risolta dalla Tipografia Federale (Bundesdruckerei), che ha valutato che il sign pad LCD STU-500 LCD e la certificazione prodotta consentono di essere utilizzati per questo processo. I test sono stati effettuati per prima cosa presso l’autorità statale, allo scopo di verificare l’integrazione dello STU-500 con il software esistente e assicurare un’agevole introduzione del pad. In seguito all’esito positivo dei test effettuati, tutti gli Uffici anagrafe di Berlino sono stati opportunamente attrezzati, ed ora sono utilizzati 650 pad STU-500. Gli abitanti di Berlino che fanno richiesta di una nuova carta d’identità possono apporre la loro firma in modo elettronico, e tutti i documenti sono disponibili in formato digitale. Vengono compilati su un monitor che consente al richiedente di seguire l’intero processo. “L’accettazione del sign pad LCD STU-500 tra i cittadini è alta. Soltanto pochi tra loro insistono nel volere ricevere copie cartacee dei documenti di richiesta. Per Manuela Sandhop è inoltre importante che i pad siano sufficientemente resistenti da reggere l’utilizzo costante e quotidiano. La penna e la superficie del pad utilizzate hanno davvero impressionato la responsabile del progetto, convincendola che il pad fosse la scelta giusta. Il campo per la firma sullo STU-500 è inoltre abbastanza ampio da accogliere le firme lunghe. Il pad stesso è piano e robusto e funziona senza interruzioni anche quando è utilizzato in modo intensivo. Seguendo l’implementazione delle procedure per la gestione della nuova carta di identità personale, Manuela Sandhop sta già pensando alle possibili ulteriori aree d’applicazione: “La tendenza a realizzare un’amministrazione senza carta è in aumento. Dovremmo quindi considerare altri ambiti in cui utilizzare i pad di firma Wacom per ridurre il consumo di carta. Magari, in futuro, la quantità di carta risparmiata potrebbe completare il giro intorno al mondo.”

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