Studio di caso: CECA 4 anni di firme senza carta – in breve

Una vasta esperienza nell’uso dei sign pad Wacom

Quattro anni fa, i clienti delle banche e casse di risparmio spagnole erano obbligati a ripetere la firma su centinaia di documenti diversi. Tutte le transazioni, anche se di entità minima, richiedevano la firma di una serie interminabile di documenti. Ne derivavano altissimi costi diretti generati da carta, stampa e archiviazione, e costi indiretti dovuti ai processi aziendali di backoffice associati a ciascun documento. Per questo motivo la Confederazione delle Casse di Risparmio Spagnole (CECA) ha deciso di attuare nelle proprie filiali un progetto che prevede l’adozione di un sistema di firma digitale (DSS, Digital Signature System).
Quando CECA iniziò questo progetto, aveva stabilito tre obiettivi molto chiari: per prima cosa, risparmiare i costi diretti associati ai documenti generati dalle transazioni bancarie. In secondo luogo, convertire la firma digitalizzata in una prassi standard nel settore bancario ad anche in altri settori. Infine, ottenere una più agevole operatività per dipendenti e clienti.

Uno sguardo al successo ottenuto

Dopo l’installazione dei sign pad nelle prime filiali, avvenuta nel 2009, ora i sign pad appartengono di fatto al mondo delle banche spagnole così come paella e flamenco appartengono al patrimonio culturale del paese. Ad oggi, sono installati circa 29.000 sign pad Wacom in oltre 18.000 filiali sparse in tutto il Paese.
Con l’implementazione dei sign pad, una media cassa di risparmio (+1200 filiali) è in grado di risparmiare oltre 110 milioni di fogli di carta l’anno – ciò significa un risparmio nei costi diretti di oltre 1,4 milioni di Euro, spesi in meno ogni anno grazie all’eliminazione della carta dai processi e al risparmio di stampanti e inchiostro. I risparmi nei costi indiretti sono addirittura superiori: ciò significa risparmiare, con processi più efficienti, quasi 1,95 milioni di Euro. In totale una media cassa di risparmio può risparmiare circa 6,27 € per documento, per un totale di 3,4 milioni di Euro l’anno in media per banca.

La soluzione adottata

Le banche spagnole sono dotate di sign pad STU-500 e STU-520. Circa il 95% di tutti i documenti utilizzati nelle attività quotidiane delle casse di risparmio vengono oggi firmati su sign pad. Alcune filiali stabiliscono dei limiti per le richieste di credito: se il rischio della transazione (importo, garanzia, ecc.) è superiore al limite previsto, viene richiesta una firma classica su carta.
La soluzione di firma adottata da CECA offre non soltanto l’acquisizione dell’immagine della firma, ma anche l’acquisizione dei dati biometrici, ad esempio la pressione e la velocità di firma. Il pad registra la pressione, la velocità e l’accelerazione della penna durante il processo di firma per generare un profilo personale di ogni firmatario allo scopo di verificare e autenticare la sua firma. Grazie a questi dati biometrici la firma digitale diventa ancora più sicura: in caso di frode, i dati biometrici possono essere richiesti da una persona autorizzata e le firme possono essere confrontate da un perito grafologo.
Negli ultimi quattro anni CECA ha dovuto affrontare 38 casi legali: grazie ai dati biometrici, 37 di questi casi sono stati risolti tramite conciliazioni extragiudiziali, dimostrando che le firme erano state fornite dalla persona autorizzata. In tutti questi anni CECA ha dovuto affrontare un singolo caso di effettiva frode: grazie alla convalida dei dati biometrici, CECA è stata in grado di fornire prove per il caso, a supporto della vittima della frode.

Pad robusti per l’uso quotidiano

“Alcuni anni fa ci siamo trovati di fronte una vera e propria “montagna” di lavoro cartaceo. Al fine di ridurre i documenti stampati e semplificare i nostri processi, abbiamo deciso di avvalerci dei sign pad di Wacom – ed è stata la migliore decisione che potessimo prendere: fin dalla prima firma acquisita nel 2009, oltre 300 milioni di documenti sono stati firmati tramite sign pad e tutti sembrano praticamente nuovi” afferma Santiago Uriel, Vice segretario per la tecnologia di CECA. “In tutti questi anni abbiamo avuto meno di 30 reclami – che corrispondono a un coefficiente di errore inferiore allo 0,1%! L’alta qualità dei prodotti è uno dei motivi principali del grande successo ottenuto dal nostro progetto.”

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