Casestudy: 4 jaar papierloze handtekeningen bij CECA – een samenvatting

Verzamelen van ervaringen met Wacom signature-pads

Vier jaar geleden werden klanten van Spaanse banken en spaarbanken verplicht hun handtekening op honderden verschillende documenten te zetten. Voor alle transacties, hoe klein ook, moesten steeds weer documenten worden ondertekend. Deze documenten zorgden voor hoge directe kosten vanwege het papier, printen en archiveren en indirecte kosten als gevolg van de backoffice-bedrijfsprocessen die met elk document gepaard gingen. Daarom had de federatie van Spaanse spaarbanken (CECA) besloten om een project met een systeem voor het digitaliseren van handtekeningen (DSS) in Spaanse spaarbanken te implementeren.
Toen CECA startte met het project, had het drie duidelijke doelstellingen voor ogen: Ten eerste, het besparen van directe kosten die verbonden zijn met het aanmaken van documenten bij banktransacties. Ten tweede, het standaard gebruiken van de gedigitaliseerde handtekening in de bankwereld en zelfs in andere sectoren. Ten slotte, het realiseren van meer gemak voor personeel en klant.

Laten we het succes eens bekijken

Nadat de signature-pads in 2009 in de eerste filialen zijn geïnstalleerd, behoren ze nu tot de Spaanse bankwereld als paella en flamenco tot het cultureel erfgoed van het land. Er zijn nu bijna 29.000 signature-pads van Wacom geplaatst in meer dan 18.000 filialen over het hele land.
Met de implementatie van de signature-pads kan een middelgrote spaarbank (+1200 filialen) per jaar meer dan 110 miljoen vellen papier besparen – dit betekent een directe-kostenbesparing van ruim 1,4 miljoen euro per jaar dankzij het gereduceerd gebruik van papier, printers en inkt. De indirecte-kostenbesparing ligt zelfs hoger: dankzij efficiëntere processen is hier een besparing van bijna 1,95 miljoen euro. In totaal kan een middelgrote spaarbank bijna € 6,27 per document besparen, waardoor de totale besparing gemiddeld 3,4 miljoen euro per jaar per bank bedraagt.

Hoe ziet de oplossing eruit?

De Spaanse banken maken gebruik van de signature-pad STU-500 en STU-520. Ca. 95% van alle documenten die dagelijks worden gebruikt in de spaarbanken worden ondertekend op de signature-pads. Sommige filialen hebben limieten voor kredietaanvragen: Als het risico van de transactie (bv. hoeveelheid, onderpand) hoger is dan deze limiet is een klassieke handtekening op papier vereist.
Bij de handtekeningoplossing van CECA wordt niet alleen de handtekening vastgelegd, maar ook de biometrische gegevens, zoals de druk en snelheid waarmee de handtekening is gezet. De pad registreert druk, snelheid en versnelling van de pen tijdens het ondertekenen, aan de hand waarvan een individueel profiel van elke ondertekenaar kan worden gemaakt voor het verifiëren en authenticeren van de handtekening. Met deze biometrische gegevens wordt elektronisch ondertekenen nog nauwkeuriger: in geval van fraude kunnen de biometrische gegevens worden opgevraagd door een bevoegd persoon; de handtekeningen kunnen worden vergeleken door een grafoloog.
In de afgelopen vier jaar heeft CECA 38 juridische incidenten aan de hand gehad: dankzij de biometrische gegevens konden 37 van deze gevallen buiten de rechtbank om worden opgelost, waarbij werd aangetoond dat de handtekeningen door de bevoegde persoon waren gezet. In al die jaren had CECA slechts één keer met echte fraude te doen: dankzij de biometrische bevestiging kon CECA de fraude aantonen en het slachtoffer ondersteunen.

Robuuste pads voor dagelijks gebruik

“Enkele jaren geleden keken we echt tegen een “berg” van papierwerk. Om het aantal geprinte documenten te reduceren en onze processen te vereenvoudigen, hebben we gekozen voor implementatie van de signature-pads van Wacom – de beste beslissing die we hebben genomen: Sinds de eerste handtekening was vastgelegd in 2009 zijn er meer dan 300 miljoen documenten ondertekend met de signature-pads en ze zien er allemaal nagenoeg nieuw uit”, zegt Santiago Uriel, vice-secretaris technologie van CECA. “In al die jaren hebben we nog geen 30 klachten gehad – dat is een storingsgraad van minder dan 0,1%! De hoge kwaliteit van de producten is de hoofdreden voor het eclatante succes van ons project.”

Hier downloaden

Door hier te klikken, kunt u de volledige casestudy downloaden
Terug