eSignature op Wacom PL-1600 bij de burgerlijke stand van het Duitse Erding

Een efficiënte workflow bij de burgerlijke stand van Erding dankzij het interactieve pendisplay PL-1600 van Wacom

De gebruikersignature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

De burgerlijke stand van Erding is belast met het afhandelen van paspoortzaken in Erding, een stad ca. 40 km noordoostelijk van München. Met het oog op de bevolking van ca. 36.000 inwoners besloot men bij de burgerlijke stand om de workflows te digitaliseren.

De achtergrond

Negen medewerkers helpen elke dag ongeveer 50 klanten en gebruiken hierbij, afhankelijk van het geval, tot vier vellen DIN A4-papier per klant. Voor het aanvragen van een paspoort, identiteitskaart en andere papieren die moeten worden geregistreerd moeten verschillende documenten worden getekend. Dit zijn, behalve het aanvraagformulier, een verklaring van de nationaliteit en een adviserend document over de opslag van vingerafdrukken. In het verleden moest hiervoor het relevante formulier worden geprint, worden voorgelegd aan de klant, worden ondertekend door de klant en moest ten slotte het ondertekende document worden ingescand. Terwijl de digitale versie werd gearchiveerd in het systeem, werd de papieren versie weggegooid. Om papierverspilling tegen te gaan, zocht men bij de burgerlijke stand naar een alternatief. Behalve dat er veel papier werd verbruikt, waren de stappen in het proces tijdrovend en dus kostbaar.Wacom-at-Erding-Registry-Office

De oplossing

Medewerkers van de burgerlijke stand werden geattendeerd op de handtekeningoplossing van Wacom op een beurs die was georganiseerd door het instituut voor gemeentelijke gegevensverwerking in Beieren (AKDB). De oplossing werd geïmplementeerd in het bestaande systeem door het IT-bedrijf LivingData, een volledige dochterbedrijf van AKDB. Behalve de software-oplossing levert LivingData aan AKDB de passende Wacom-producten voor toepassingen in het openbaar bestuur. Een belangrijke eis van de burgerlijke stand was de weergave van het document dat moet worden getekend. Na een uitgebreide testfase, waarvoor een apparaat op locatie was geïnstalleerd, besloot de burgerlijke stand om de interactieve pendisplays PL-1600 te implementeren.

De voordelen

De burgerlijke stand van Erding koos weloverwogen voor een in het tafelblad geïntegreerd product: deze oplossing voldoet aan geldende eisen ten aanzien van persoonlijke gegevens, omdat het voor onbevoegde derden niet mogelijk is om achter personen te staan die bezig zijn met het digitaal ondertekenen van documenten, waardoor ze geen persoonlijke gegevens kunnen zien. Hierdoor en door de grote weergave van het betreffende document hebben klanten het gevoel dat ze direct op papier tekenen. Voor de digitale toepassing kan scannen achterwege blijven, wordt er minder ruimte in beslag genomen en kan het document snel weer worden gevonden. Door het vereenvoudigd werken-proces hebben medewerkers meer tijd voor de klanten, waardoor de wachttijden aanzienlijk korter zijn.
De PL-1600 heeft nog een voordeel voor oudere burgers en personen met een visuele beperking: documenten kunnen worden vergroot tot een formaat waarbij ze alle details goed kunnen lezen.
Alexander Renauer, hoofd IT: “Behalve de tijdsbesparing was ook het milieuvriendelijk aspect voor ons van belang: door het gebruik van de interactieve pendisplays besparen we ongeveer 224 kilogram papier per jaar, om nog maar te zwijgen van de ruimte en het geld. Onze workflow is efficiënter geworden door de implementatie van de PL-apparaten.

Als u interesse hebt, kunt u de casestudy hier downloaden.
Terug