Het bestuur in Berlijn heeft een papierloze kantooroplossing gerealiseerd met de STU-500

Papierloze toepassing voor paspoorten in Berlijn

Berlijn naar New York. We hebben het hier niet over een nieuwe vliegroute. Dit is de afstand die kan worden bedekt als alle vellen papier die de komende 10 jaar door de dienst voor burgerzaken in Berlijn (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) worden bespaard dankzij het gebruik van de signature-pad STU-500 van Wacom achter elkaar zouden worden gelegd. Manuela Sandhop, projectmanager bij de dienst voor de introductie van de nieuwe Duitse identiteitskaart, licht de achtergrond van het papierloze initiatief toe: “De introductie van de nieuwe identiteitskaart zorgt voor een aanzienlijke toename van de hoeveelheid papier die we moeten verwerken. Voor elke aanvraag zijn drie of vier vellen papier nodig, die dan 10 jaar moeten worden opgeslagen. In Berlijn worden elk jaar 350.000 tot 400.000 nieuwe identiteitskaarten aangevraagd. Dit komt neer op ongeveer 16 miljoen vellen papier die moeten worden verwerkt en opgeslagen in een periode van 10 jaar.”

Digitaal archiveren lost verschillende problemen in één keer op

Omdat er niet alleen veel papier zou worden gebruikt, maar het ook problemen met het archiveren met zich meebrengt, ging Manuela Sandhop op zoek naar een oplossing waarbij het proces zoveel mogelijk digitaal zou verlopen. Bij de archivering van papier zouden alle documenten moeten worden gescand om digitaal opgeslagen te kunnen worden. Het bewaren van de papieren kopieën zou ook veel ruimte in beslag nemen en meer kosten met zich meebrengen – niet alleen voor de fysieke ruimte maar ook voor het implementeren van maatregelen om te voldoen aan de strikte wettelijke richtlijnen met betrekking tot retentie. Bij digitale toepassingen daarentegen is scannen niet nodig, is er minder ruimte nodig en kunnen documenten altijd snel worden teruggevonden.

Succesvolle certificering en testing

Eerst moest worden nagegaan of de pads konden worden gebruikt voor de aanvraagprocedure van de nieuwe Duitse identiteitskaarten. Deze vraag werd beantwoord door de staatsdrukkerij (Bundesdruckerei), die de LCD signature-pad STU-500 beoordeelde en de toestemming verleende om de pad voor dit proces te gebruiken. De tests werden allereerst uitgevoerd bij de overheidsdienst om de integratie van de STU-500 met de bestaande software te controleren en een vlotte invoering van de pad te waarborgen. Na succesvolle uitvoering van deze tests werden alle stadskantoren in Berlijn met de apparatuur uitgerust; momenteel zijn 650 STU-500 pads in gebruik. Inwoners van Berlijn die een nieuwe identiteitskaart aanvragen, kunnen hun handtekening elektronisch leveren; alle documenten zijn digitaal beschikbaar. Ze worden ingevuld op een monitor waarop de aanvrager het hele proces kan volgen. “De acceptatie van de LCD signature-pad STU-500 onder de burgers is hoog. Slechts enkelen eisen papieren kopieën van hun aanvraagdocumenten. Voor Manuela Sandhop is het ook belangrijk dat de pads robuust genoeg zijn om het constante dagelijks gebruik te kunnen weerstaan. De pen en het gebruikte padoppervlak imponeerden de projectleider en gaven haar de bevestiging dat de pad de juiste keuze was. Het handtekeningveld van de STU-500 is ook groot genoeg voor lange handtekeningen. De pad zelf is plat en robuust en werkt vloeiend, zelfs bij intensief gebruik. Als vervolg op de implementatie van de procedures voor de aanvraag van de nieuwe identiteitskaart denkt Manuela Sandhop al na over eventuele andere gebruiksmogelijkheden: “Een papierloze administratie zal steeds vaker worden toegepast. We moeten daarom nadenken over andere gebieden waarin we gebruik kunnen maken van Wacom’s signature-pads om papier te besparen. Wie weet kan de hoeveelheid bespaard papier straks rond de hele wereld worden gelegd.”

Hier downloaden als u het hele verhaal wilt lezen.
Terug