Technologia eSignature na wyświetlaczach PL-1600 firmy Wacom w Urzędzie Stanu Cywilnego w Erding, Niemcy

Efektywny przebieg pracy w Urzędzie Stanu Cywilnego w Erding dzięki interaktywnemu ekranowi piórkowemu PL-1600 firmy Wacom

Użytkowniksignature-display-PL-1600-at-Erding-Registry-office

Urząd stanu cywilnego w Erding jest odpowiedzialny za prowadzenie spraw paszportowych w Erding, miasto powiatowe położone ok. 40 km na północny wschód od Monachium. W związku z liczbą ludności, która wynosi ok. 36,000, Urząd Stanu Cywilnego postanowił zdigitalizować przebieg swojej pracy.

Tło

Dziewięciu pracowników obsługuje około 50 klientów każdego dnia i w zależności od przypadku zużywa do czterech kartek papieru DIN A4 na klienta. Złożenie podania o paszport, dowód osobisty i inne dokumenty podlega rejestracji i wymaga podpisania różnych dokumentów. Oprócz formularza wniosku są to w oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa i dokument informujący o przechowywaniu odcisków palców. W przeszłości wiązało się to z wydrukowaniem odpowiedniego formularza, przedstawieniem go klientowi, podpisaniem go przez klienta i wreszcie zeskanowaniem podpisanego dokumentu. Gdy wersja cyfrowa została zarchiwizowana w systemie, wersja papierowa była usuwana. Aby ograniczyć zużycie papieru, Urząd Stanu Cywilnego zaczął szukać alternatywy. Przyczyną było to, że oprócz zużywania dużych ilości papieru, różne etapy przetwarzania były czasochłonne a zatem drogie.Wacom-at-Erding-Registry-Office

Rozwiązanie

Pracownicy Urzędu Stanu Cywilnego dowiedzieli się o rozwiązaniu do rejestracji podpisów firmy Wacom na targach in-house organizowanych przez Instytut Przetwarzania Danych dla samorządu terytorialnego w Bawarii (AKDB). Rozwiązanie zostało zaimplementowane do istniejącego systemu przez firmę informatyczną LivingData – filię, będącą całkowitą własnością instytutu AKDB. Oprócz dostarczania rozwiązania programowego, LivingData dostarcza instytutowi AKDB odpowiednich produktów firmy Wacom do zastosowań w administracji publicznej. Najważniejszym wymaganiem Urzędu Stanu Cywilnego było wyświetlanie podpisywanego dokumentu na ekranie. Po fazie szczegółowych testów, podczas których urządzenie zostało zainstalowane w urzędzie, Urząd Stanu Cywilnego postanowił wdrożyć interaktywne ekrany piórkowe PL-1600.

Korzyści

Urząd Stanu Cywilnego w Erding świadomie wybrał produkt zintegrowany z biurkiem: rozwiązanie to spełnia obowiązujące wymagania ochrony prywatności danych, ponieważ nie jest możliwe, aby nieupoważnione osoby trzecie stały za osobami składającymi cyfrowe podpisy na dokumentach i widziały ich dane osobowe. To, w połączeniu z dużym wyświetlaczem pokazującym podpisywany dokument, sprawia, że ​​klienci czują się tak, jakby podpisywali bezpośrednio dokument papierowy. Aplikacja cyfrowa zapisuje skan, zużywa mało miejsca i umożliwia wyszukiwanie dokumentów w przypadku późniejszych zapytań. Uproszczenie przebiegu pracy daje pracownikom więcej czasu na kontakty z klientami, a więc znacznie zmniejsza czas oczekiwania.
Wyświetlacz PL-1600 ma jeszcze jedną zaletę do zaoferowania osobom starszym i z upośledzeniem wzroku: Dokumenty można powiększyć do wielkości koniecznej, aby przeczytać wszystkie szczegóły.
Alexander Renauer, Kierownik działu IT: – Oprócz oszczędności czasu, ważny był również aspekt ekologiczny: używając interaktywnych ekranów piórkowych oszczędzamy około 224 kg papieru na rok, nie mówiąc już o przestrzeni i pieniądzach. Nasza praca stała się bardziej efektywna poprzez zastosowanie urządzeń PL.

W przypadku zainteresowania w tym miejscu można pobrać studium przypadku.
Powrót