Władze w Berlinie wprowadzają rozwiązania biurowe, w których nie jest używany papier, poprzez zastosowanie tabletu STU-500

Elektroniczne wnioski o paszport w Berlinie

Z Berlina do Nowego Jorku. Trasa przelotu, o której mówimy, nie jest nowa. W rzeczywistości jest to odległość, którą można by pokryć układając jedna obok drugiej kartki papieru, które zostaną zaoszczędzone w ciągu następnych 10 lat przez Państwową Agencję ds. Obywateli i Regulacji (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) w Berlinie ze względu na stosowanie tabletów do podpisów STU-500 firmy Wacom. Manuela Sandhop, kierownik projektu ds. wprowadzenia nowego niemieckiego dowodu tożsamości, wyjaśnia tło inicjatywy: – Wprowadzenie nowego dowodu tożsamości doprowadziło do znacznego wzrostu ilości pracy papierkowej. Każdy wniosek zawiera trzy lub cztery kartki papieru, które muszą być następnie przechowywane przez 10 lat. W Berlinie co roku składane są wnioski o wydanie od 350,000 do 400,000 nowych dowodów tożsamości. Spowodowałoby to wytworzenie w przybliżeniu 16 milionów kartek papieru, które trzeba przetwarzać i przechowywać w danym okresie 10 lat.”

Archiwizacja cyfrowa rozwiązuje kilka problemów za jednym razem

Ponieważ to nie spowodowałoby tylko wzrostu zużycia papieru, ale również poruszone problemy w zakresie archiwizacji, Manuela Sandhop zaczęła szukać rozwiązania, które umożliwiłoby digitalizację tego procesu w możliwie największym zakresie. W przypadku archiwizacji dokumentów papierowych, trzeba by skanować wszystkie dokumenty w celu umożliwienia przechowywania dokumentów w postaci cyfrowej. Zachowanie dokumentów papierowych wymagałoby sporo miejsca i spowodowało by wzrost kosztów – nie tylko na same pomieszczenia, ale również w celu wdrożenia środków zapewniających przestrzeganie ścisłych przepisów prawnych związanych z przechowywaniem. Natomiast użycie aplikacji cyfrowych eliminuje konieczność skanowania, zajmuje mniej miejsca i zapewnia, że dokumenty można szybko znaleźć w przypadku wyszukiwania.

Pomyślna certyfikacja i testowanie

Po pierwsze trzeba było ustalić, czy tablety mogą być używane w procesie wnioskowania o nowe niemieckie dowody tożsamości. Problem ten został rozwiązany przez Federalną Drukarnię (Bundesdruckerei), która oceniła tablet LCD do podpisów STU-500 i wydała certyfikat umożliwiający używanie tabletu w tym procesie. Testy zostały przeprowadzone po raz pierwszy przez organ państwowy w celu sprawdzenia integracji tabletu STU-500 z istniejącym oprogramowaniem i zapewnienia sprawnego wprowadzenia tabletów do użytku. Po pomyślnym zakończeniu tych testów wszystkie Biura Obywatelskie w Berlinie zostały odpowiednio wyposażone i obecnie używanych jest 650 tabletów STU-500. Mieszkańcy Berlina, którzy składają wnioski o nowy dowód tożsamości, mogą złożyć swój podpis elektronicznie i wszystkie dokumenty dostępne są cyfrowo. Są one wypełniane na monitorze, co umożliwia wnioskodawcy śledzenie całego procesu. “Poziom akceptacji tabletu LCD do podpisów STU-500 wśród obywateli jest wysoki. Tylko kilka osób nalegało na otrzymanie kopii wniosków w wersji papierowej. Dla Manueli Sandhop ważne jest również to, że tablety są wystarczająco wytrzymałe, aby wytrzymać codzienne użytkowanie. Pióro i powierzchnia tabletu zrobiły wrażenie na kierowniku projektu i przekonały ją, że tablet był właściwym wyborem. Pole podpisu na tablecie STU-500 jest wystarczająco duże, aby pomieścić nawet długie podpisy. Sam tablet jest płaski i wytrzymały oraz działa sprawnie nawet w przypadku intensywnego użytkowania. Po wprowadzeniu w życie procedur obsługi nowych dowodów tożsamości, Manuela Sandhop myśli już o możliwych dalszych obszarach stosowania: – Zwiększa się tendencja do wdrażania administracji elektronicznej. Dlatego powinniśmy myśleć o innych obszarach, w których można by zastosować tablety do podpisów firmy Wacom, aby zmniejszyć zużycie papieru. Kto wie, może ilość zaoszczędzonego papieru w końcu mogłaby opasać cały świat. –

Pobierz tutaj w celu poznania całej historii.
Powrót